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仕事用のアカウントが増えてくると、パスワードを思い出せない場面が出てきます。ノートに書いておけば確実ですが、「パスワードを紙に書くのは危ない」という話も耳に入ります。どちらが正しいのか決められないまま、結局いくつかのサービスで同じパスワードを使い回している、という方もいるかもしれません。
この記事では、紙のノートで管理するときの強みと弱み、ノートに書いてよいアカウントと書かないアカウントの線引き、書くときに何を書いて何を書かないか、どこに置くか、失くしたときに何から変えるか、そしてパスワード管理アプリやブラウザ保存との分担までを、決める順番に沿って整理します。
先に立場をはっきりさせておきます。この記事は「紙がよい」「紙は危ない」をアカウント一律では決めません。アカウントごとに置き場所を決める、という考え方で進めます。
パスワードをノートに書くのは危険？賛否が分かれる理由
紙での管理をめぐって意見が割れるのは、紙とデジタルで狙われる経路が違うからです。この違いを押さえると、賛否のどちらが正しいかではなく、自分の場合はどちらの経路が危ないのかという問いに置き換えられます。
紙の強みはオンラインから切り離せること
紙のノートは、ネットワークにつながっていません。そのため、不正ログインやマルウェアによる情報の持ち出しといった、オンライン側からの経路では盗まれにくくなります。市販のパスワード専用ノートが話題になったとき、批判の声と並んで、電子データで管理するよりは安全ではないかという受け取り方も出ていたと報じられています。
紙の弱みは1冊失うと影響が集中すること
一方で紙には、紛失と盗み見という物理的な経路があります。しかも1冊のノートにサービス名とIDとパスワードがまとめて書かれていると、その1冊を失うだけで複数のアカウントが同時に危うくなります。専用ノートが話題になったときの批判にも、大切なパスワードをまとめて他人に渡してしまうことへの懸念を挙げる声がありました。
ここで、公的機関の立場も正確に押さえておきます。報道機関が情報処理推進機構（IPA）に取材した記事によると、IPAは話題の市販ノートについて特定の商品を推奨する立場にないとしつつ、管理方法としては必ずしも紙を否定していないと回答しています。パスワード管理ツールについても、IPAとしては推奨していないが否定もしない、という立場が示されています。つまり「IPAが紙を禁じている」とは言えず、かといって特定の紙製品を勧めているわけでもありません。だからこそ、自分で線引きを決める必要があります。
ノートに書いてよいアカウント・書かないアカウントの線引き
ここがこの記事でいちばん決めたいところです。全部を紙に書くか、全部をやめるかの二択にせず、アカウントを2つの軸で分けます。
2つの軸で分ける
1つ目の軸は業務への影響です。そのアカウントが使えなくなったとき、仕事が止まるかどうかで考えます。取引先とやりとりする請求サービスや、納品に使うストレージは、止まると翌日の予定が崩れます。
2つ目の軸は復旧手段の有無です。パスワードを忘れても、登録したメールアドレスや電話番号での本人確認で自分で戻せるのか、それとも問い合わせに時間がかかる、あるいは実質的に戻せないのかで分けます。
この2軸は、ノートを「使うか使わないか」ではなく「どのアカウントに使うか」を決めるための軸です。
判定表の読み方
2つの軸を組み合わせると、次の4つに分かれます。
| 業務への影響 | 復旧手段 | ノートでの扱い |
|---|---|---|
| 大きい | 自分では戻せない | ノートに書かない |
| 大きい | 自分で戻せる | 識別子だけ書く |
| 小さい | 自分では戻せない | 識別子だけ書く |
| 小さい | 自分で戻せる | ノートに書いてよい |
「識別子だけ書く」の意味は次の章で説明します。ここで押さえておきたいのは、表の下に行くほど紙が役に立つということです。年に1回しか開かないログイン、たとえば確定申告まわりの手続きや、年度替わりにだけ使う取引先のシステムは、使用頻度が低いぶん記憶に残らず、しかも多くは復旧手段が用意されています。こうしたアカウントこそ、紙に書いておく価値が大きい領域です。
逆にいえば、毎日使って記憶に残っているアカウントや、失うと戻せないアカウントのために紙を使う必要はありません。なお、この4つの分け方は本記事の整理であって、公的機関が示した枠組みではありません。自分の仕事に合わせて軸の当てはめ方を調整してください。
「書かない」と決めたアカウントはどうするか
書かないと決めたアカウントは、覚えるか、別の方式に預けることになります。どの方式に預けるかは、この記事の後半で紙・アプリ・ブラウザ保存を並べて比べます。先に決めるべきは、紙に書かないという線引きそのものです。
何をどこまで書くか｜パスワードそのものを書かない書き方
紙に書くと決めたアカウントについても、パスワードをそのまま書く必要はありません。この章が、市販のパスワードノートを「IDとパスワードを埋める表」として使う方法との分かれ目になります。
コアパスワードと識別子に分ける
IPAが2016年8月の「安心相談窓口だより」で紹介している考え方が参考になります。まず、趣味などから短いフレーズを決めてローマ字に変換し、一部を大文字や記号、数字に置き換えて、覚えやすく長さのある共通の基礎パスワードを作ります。これをコアパスワードと呼んでいます。そのうえで、サービスごとに異なる識別子を付け足して使い分けます。
同じ資料では、コアパスワードのみを暗記し、サービスごとの識別子は電子ファイルや紙で記録して、両者を別々に管理する方法が示されています。覚えておくのはコアパスワードだけで済み、サービスごとに変わる部分は記録に任せる、という分担です。
この分担をノートに持ち込むと、書くものが変わります。ノートに残すのは識別子の側だけで、コアパスワードは書きません。そうすると、ノートを人に見られても、それだけではログインできない状態になります。紙の弱点だった「1冊で全部が渡ってしまう」という集中を、書き方で薄められるわけです。
ノートに書く項目・書かない項目
具体的には、1サービスにつき次の項目を1行で書きます。
- サービス名（または画面に出る名前）
- 識別子（サービスごとに変える部分）
- 登録したメールアドレス
- 登録した日、またはパスワードを最後に変えた日
反対に、次の項目はノートに書きません。
- コアパスワード本体
- 二段階認証のバックアップコード（理由は後の章で説明します）
- クレジットカードの番号やセキュリティコード
- 秘密の質問の答えをそのままの言葉で
登録したメールアドレスを書いておくと意味があるのは、復旧の入口がそこだからです。どのアドレスで登録したか分からないと、本人確認の手続きに入れません。最後に変えた日を書いておくのは、後で「どこまで直したか」を追うためです。
「省略して書ける」様式を選ぶ
ここまでの書き方を前提にすると、ノートに求める条件が決まります。サービスごとに1行ずつ書けること、パスワード欄を全部埋めなくても成り立つこと、分類を分けられることです。ID欄とパスワード欄をそのまま埋める前提の様式は、見た目は便利ですが、この書き方には向きません。
次の2冊は、いずれもパスワードの記録を前提に作られた専用のノートです。1冊目はA5判で、商品名に「省略記入対応」「5色分類」と記載があり、この章の書き方をそのまま運用できる様式です。2冊目はB6判で、商品名には120件の書き込みに対応すると記載があります。持ち歩かず机の引き出しに置いて、件数の多さを優先したい場合はこちらが合います。
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なお、サイズや記入件数は商品名に書かれている内容です。実際の寸法や、他の文具との収まり具合は商品ページでご確認ください。
どこに置くか｜持ち歩くかどうかで決める
書き方が決まったら、置き場所です。ここは持ち歩くかどうかで先に分かれます。
持ち歩かないなら施錠できる場所に固定する
自宅や事務所から動かさないと決めたなら、置き場所を1か所に固定して、施錠できるようにするのが素直な方法です。引き出しに入れておくだけでも、机に出しっぱなしにするよりは見られる機会が減ります。政府のサイバーセキュリティ関連サイトで公開されている「インターネットの安全・安心ハンドブック」も、紙のノートは持ち歩かず自宅などの安全な場所に保管する形を示しており、ネット接続しない紙のノートによる管理は、紛失・盗難に備えたうえなら安全性は高いといえる、と述べています。
施錠する入れ物を用意する場合、鍵式かダイヤル式かで迷うことがあります。判断の基準は、自分が失くしやすいのは鍵なのか記憶なのかです。鍵式は鍵そのものを失くす経路が増えます。ダイヤル式は番号を忘れる経路になります。鍵の管理をもう1つ増やしたくない場合は、ダイヤル式のほうが考えることが少なくなります。
次の手提げ金庫はダイヤル式で、商品名にはA6・B5サイズに対応すると記載があります。
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入れたいノートが収まるかどうかは、商品ページの寸法を見て確認してください。
持ち歩くなら書く内容を削る
カフェや出先で作業することが多く、ノートも持ち歩くという場合は、落とす確率が上がります。識別子だけを書く方式にしていても、持ち歩く前提ならさらに削るのが安全側です。業務への影響が大きいアカウントは持ち出すノートには書かず、自宅に置くノートに分ける、という使い分けもできます。
外で作業する機会が多い方は、紙の管理と同時に通信側の条件も変わります。店舗や施設のWi-Fiを使うときの判断は、フリーWi-Fiの危険性と対策｜外で仕事するなら回線を場面で選ぶで整理しているので、あわせて決めておくと手戻りが少なくなります。
二段階認証のバックアップコードは同じノートに置かない
二段階認証を設定すると、スマートフォンを使えないときのためにバックアップコードが発行されます。これをどこに置くかは、紙のノートを使う人にとって避けて通れない論点です。
紙に残すこと自体は否定されていない
はじめに誤解を解いておきます。バックアップコードを紙に残すこと自体が危険だとされているわけではありません。提供元の解説では、コードをコピーまたは印刷して安全な場所に保管しておくよう案内されています。紙とあわせて、暗号化したUSBメモリなどのデジタルの控えも持つ方法を紹介している記事もあります。
むしろ注意すべきは、コードの性質です。提供元の解説では、各コードは1度しか使えないと案内されています。また、コードを出せる画面に入るにはそのアカウントにログインできている必要があるため、端末を失ってからでは新しいコードを出せなくなることもあります。「必要になったら出せばいい」と考えず、使えるうちに控えを作っておく前提で扱うものです。
同じ1冊に置かない
問題は紙かデジタルかではなく、どこに同居させるかです。パスワードや識別子を書いたノートに、バックアップコードまで書き込むと、その1冊を失っただけで1つ目の要素と2つ目の要素を同時に失います。二段階認証は、1つ目が破られても2つ目で止めるしくみなので、2つを同じ場所に置くとしくみの意味が薄れてしまいます。
ですからバックアップコードは、パスワードのノートとは別の紙、別の引き出し、別の保管場所に分けて置きます。どちらか一方を失くしても、もう一方が残っている状態を作るのが目的です。
なお、どのアカウントに二段階認証を設定するか、設定の順番や締め出されないための備えについては、二段階認証のやり方｜設定より先に決める順番と、締め出されない備えで扱っています。この記事では置き場所の話に絞ります。
失くしたときに変更する順番
紙で管理するなら、失くしたときにどうするかを先に決めておく必要があります。これが決まっていないと、いざというときに手が止まります。
先に決めておく3つの順位
ノートを失くしたからといって、書いてあるアカウントを一斉に変えるのは現実的ではありません。順番を決めておきます。
- 決済や本人確認に紐づくアカウント
- 使えないと仕事が止まるアカウント
- それ以外
この順位は、先の判定表で上に来たものから手を付ける、という考え方です。識別子だけを書く方式にしていれば、見られてもすぐにログインされる状態ではないので、慌てずに1番から順に処理できます。この順番も本記事の整理であって、公的機関が示した手順ではありません。自分の仕事で何が止まると困るかに合わせて並べ替えてください。
変更したらノートも直す
パスワードを変えたら、ノート側の識別子と日付も直します。古い識別子が残っていると、次に何かあったときに「どれが現在のものか」が分からなくなり、判断が狂います。訂正の跡を残すのか、1行まるごと書き直すのかを、使い始める前に決めておくと迷いません。
紙・アプリ・ブラウザ保存の分担
最後に、紙以外の選択肢と並べます。どれが優れているかを決めるためではなく、どのアカウントをどこに置くかを決めるためです。
3つの置き場の性質
| 置き場 | 得意なこと | 弱いところ |
|---|---|---|
| 紙のノート | オンライン側の経路では盗まれにくい | 紛失と盗み見に弱い。数が増えると書くのが続かない |
| パスワード管理アプリ | 強い暗号化で保護されるとされる。端末をまたいで使える | すべてが1つのマスターパスワードに集まるため、それを失う影響が大きい |
| ブラウザの保存機能 | 手間がほとんどかからない | マルウェアに感染した場合、保存分がまとめて取り出されるリスクが指摘されている |
ブラウザの保存機能については、本格的なセキュリティを想定した設計ではないという指摘や、端末に侵入されると保存済みのものが取り出されやすいという指摘が、解説記事で挙げられています。一方で専用のアプリは暗号化によって保護されるとされ、覚えるパスワードを1つに減らせる点が利点として紹介されています。いずれも解説記事での評価で、海外記事の翻訳を含みます。製品ごとの安全性を比べられるだけの根拠はここにはないので、特定の製品名は挙げません。
どのアカウントをどこに置くか
性質が分かれば、分担は先の判定表に重ねられます。
- 毎日使うもので数が多い（各種サービスのログイン）→ アプリに寄せる
- 年に1回しか使わない（確定申告まわり、年度替わりの手続き）→ 紙のノートが向く
- 失うと戻せない、または業務への影響が大きい→ 紙には書かず、覚えるかアプリに預ける
- 重要度が低い（無料サービスの試用など）→ ブラウザ保存でも差し支えない場面がある
紙とアプリは排他ではありません。数の多い日常のログインはアプリに任せ、年に数回しか開かない重要な手続きだけを紙に残す、という組み合わせは無理がありません。
まとめ｜決めるのは4つ
パスワードをノートで管理するかどうかは、次の4つを決めれば運用に入れます。
- 線引き：業務への影響と復旧手段の有無で、ノートに書くアカウントを選ぶ
- 書く項目：コアパスワードは書かず、サービス名と識別子、登録したメールアドレス、更新日までにする
- 置き場所：持ち歩かないなら施錠できる場所に固定し、持ち歩くなら書く内容を削る。バックアップコードは別の場所に置く
- 失くしたときの順番：決済・本人確認に紐づくものから変える
全部を今日決めなくても構いません。1つ目の線引きだけ決めれば、残りはそれに沿って決まっていきます。手元のアカウントを思い浮かべて、「これは紙に書いてよいか」を1つずつ分けてみるところから始めてみてください。
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参照した公式情報（取得日）
- 不正ログイン被害の原因となるパスワードの使い回しはNG（IPA 安心相談窓口だより 2016年8月） — コアパスワードと識別子による使い分けと管理方法（2026年11月1日取得）
- パスワードを紙で保存するのは危険? Twitter上で賛否 安全な管理方法をIPAに聞いた（ITmedia NEWS・2022年11月8日） — 紙での保存とパスワード管理ツールについてのIPAの立場（2026年11月1日取得）
- 2段階認証のバックアップコードについて（キヤノン） — バックアップコードの保管方法と、1度しか使えない仕様（2026年11月1日取得）
- インターネットの安全・安心ハンドブック 第5章（サイバーセキュリティ.go.jp） — 紙のノートによるパスワード管理と保管場所（2026年11月1日取得）
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