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印刷して紙で残す、はもう選べない
メールで届いた請求書のPDF、通販サイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスの利用明細。気づけばダウンロードフォルダとデスクトップに散らばったまま、年末が近づいてきた——という状態で、この記事にたどり着いた方が多いと思います。
以前であれば、こうしたデータはまとめて印刷して、紙のファイルに綴じておけば済んでいました。ところが今は、その方法が原則として使えません。電子で受け取った請求書や領収書は、電子のデータのまま残すのが原則になっているためです。紙に印刷したものは「控え」としては便利ですが、電子データの保存の代わりにはなりません。
とはいえ、この話で本当に困るのは制度の説明を読むことではなく、「では自分のパソコンの、どこに、どんな名前で置けばいいのか」が最後まで分からないことです。制度の解説記事はたくさんありますが、画面の中にフォルダを作るところまで案内してくれるものは少ないのではないでしょうか。
この記事では、制度の全体像を広く解説することはしません。代わりに、保存する場所をひとつ決め、ファイル名の付け方を3つの要素だけ決め、受け取り方ごとにいつ作業するかを決める、という3点に絞って手順をまとめます。今日のうちにフォルダを2階層作れば、残りは月に10分で回せる形にします。
自分が対象かを先に確かめる
まず押さえておきたいのは、電子帳簿保存法は法人だけの話ではないということです。個人事業主も保存義務者にあたるため、同じ枠組みの中に入ります。屋号を持って開業届を出している方だけでなく、会社員として働きながら副業を事業として営み、請求書や領収書を電子で受け取っている方も、基本的には同じ話になります。
一方で、売上の規模や事業の状況によって、求められる対応の細かさが変わる場合があります。たとえば後ほど触れる「探せるようにする」という要件は、一定の規模以下であれば別の取り扱いが用意されています。ここは金額の基準が改正で見直されてきた経緯があるため、本記事では具体的な金額を書きません。自分が緩和の対象かどうかは、記事末尾に挙げた国税庁の資料か、所轄の税務署で確かめてください。
なお、「そもそも自分は確定申告が必要なのか」という手前の判定で迷っている場合は、副業の確定申告はいくらから｜収入ではなく所得で見る5つの確認で、収入ではなく所得で見る手順を先に確認してください。申告が必要かどうかと、受け取ったデータを残すかどうかは別の話ですが、どちらも年末までに片づけたい作業です。
求められているのは「消さない・読める・探せる」の3つ
電子取引のデータ保存で問われていることを、実務の言葉に置き換えると次の3つになります。制度の条文は難しく見えますが、やるべきことはこの3つに収まります。
ひとつ目は消さないことです。受け取ったデータを、あとから都合よく書き換えたり、こっそり消したりしない仕組みを用意しておく、という意味です。
ふたつ目は読めることです。保存したデータを、必要なときに画面に表示でき、求められれば紙に出せる状態にしておく、ということです。普段使っているパソコンでPDFが開けて、プリンターにつながっていれば、この点はすでに満たせている方が多いはずです。開ける形式で残しておくこと、という意味でもあるので、見られないソフト専用の形式にしまい込まないよう気をつけます。
みっつ目は探せることです。取引の年月日、取引金額、取引先の3つで探し出せるようにしておく、という要件です。専用のシステムが必要と思われがちですが、そうではありません。この記事で扱うファイル名の付け方は、まさにこの「探せる」を道具なしで満たすための工夫です。
この3つのうち、ひとつ目は次の節で、みっつ目は保存先とファイル名の節で片づけます。ふたつ目は、PDFをPDFのまま残しておけば自然に満たせます。
「消さない」は規程を1枚置けば足りる
「消さない」を満たす方法として、タイムスタンプを付けるサービスや、履歴が残る専用システムを使う道があります。ただ、1人で事業を回している規模であれば、先に費用のかからない方法を検討して構いません。
国税庁は、電子取引データの訂正や削除を正当な理由なく行わないための社内ルールのひな形を、Wordファイルで公開しています。正式な名前は「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」です。これを自分の事業の実態に合わせて整え、1枚印刷して手元に置いておく、という対応が認められています。
1人の事業では、規程に出てくる管理責任者も担当者も自分です。そのため、ひな形のうち組織を前提にした部分は、自分の実態に合うように書き換える必要があります。たとえば「部署からの申請」といった流れは、1人なら「訂正や削除をするときは理由を記録に残す」という形に読み替えるほうが現実に合います。
ここで大事なのは、有料のサービスを契約する前に、規程を置くという選択肢があると知っておくことです。費用をかけずに始めて、取引量が増えてきたら道具を増やす、という順番で十分間に合います。
保存先はパソコンの中に1か所だけ作る
次に、置き場所を決めます。ここで失敗する原因はほぼひとつで、置き場所が複数できてしまうことです。ダウンロードフォルダにも、デスクトップにも、メールの添付のままにも残っている状態だと、どこかに抜けが出ます。
おすすめは、年のフォルダの中に月のフォルダを作る2階層です。
証憑_2026
├ 2026-01
├ 2026-02
…
└ 2026-12
フォルダ名の先頭を「証憑」や「取引データ」のように自分で決めた1語にしておくと、検索窓に打ち込むだけでたどり着けます。年フォルダを分けるのは、保存が年単位で区切られる作業だからです。月フォルダまで作るのは、あとで「この月だけ確認したい」という場面があるからではなく、1か所に数百件が並ぶと目で確認できなくなるためです。
置き場所はクラウドストレージの同期フォルダでも構いません。むしろ、パソコンが壊れたときに手元から消えない点では有利です。大切なのは、同期フォルダの中に上の2階層を作り、そこ以外には置かないと決めることです。デスクトップは「作業中の一時置き場」と割り切って、作業が終わったら月フォルダへ移します。
保存するデータそのものは、1件あたり数百キロバイト程度のPDFが中心です。年に数百件あっても容量としては小さく、大きなストレージを買う必要は当面ありません。それでも容量や規格から整えたい場合は、在宅ワークの外付けSSDの選び方｜バックアップの目的別に容量と規格を決めるで、目的別の決め方を確認してください。
ファイル名は3つの要素だけ決める
「探せる」を満たす最小の形は、ファイル名に取引の年月日・取引先・金額の3つを入れることです。並べる順番を決めたら、あとは機械的に同じ形で付けていきます。
20261015_サンプル商事_12800.pdf
決めごとは3つだけです。
ひとつ目、日付は8桁で揃える。月や日が1桁のときも「2026-1-5」ではなく「20260105」と書きます。桁が揃っていると、フォルダの中で日付順に並んでくれます。
ふたつ目、取引先の呼び方を自分の中で固定する。「株式会社」を付けるかどうか、略称にするかどうかを最初に決めて、以後は変えないことです。同じ相手が3通りの名前で保存されていると、検索しても全部は出てきません。
みっつ目、金額は数字だけにしてカンマを入れない。ファイル名に記号が増えるほど、打ち間違いと検索漏れが起きます。
この方法とは別に、表計算ソフトで索引簿を作り、連番・日付・金額・取引先を1行ずつ記録していく方法もあります。どちらでも要件は満たせます。ただ、1人で回す前提なら、本記事はファイル名の方式をおすすめします。索引簿の方式は、ファイルと表の両方を更新し続ける必要があり、忙しい月に表の更新だけが止まると、かえって探せない状態になりやすいからです。ファイル名なら、保存した瞬間に作業が終わります。
受け取り方別の置き方
ここからは、実際の受け取り方ごとに手順を分けます。経路によって「いつやるか」が変わるためです。
メールに添付されたPDF・画像
添付ファイルをダウンロードし、その月のフォルダへ移して、決めた規則で名前を付け替えます。送られてきたファイル名が「invoice_0012.pdf」のような連番だけのことは多いので、名前の付け替えはほぼ毎回発生します。
メールそのものを残しておけば足りると考えたくなりますが、メールボックスは整理の対象が増え続け、退職や乗り換えで消えることもあります。添付を保存フォルダへ移すところまでを1セットにしてください。タイミングは、受け取った週のうちが目安です。
通販サイトの購入履歴からダウンロードする領収書
通販や各種サービスの領収書は、購入履歴の画面から自分でダウンロードする形式が多くあります。ここで気をつけたいのは、ダウンロードできる期間が決まっている場合があることです。
「購入履歴に残っているから後でまとめればいい」という考え方が、いちばん危ないパターンです。買い物をした月のうちに落として、その月のフォルダへ入れてしまいましょう。経費として落とすかどうかの判断は後回しでよく、まず手元にデータを確保するのが先です。費目の分け方や家事按分の考え方は、在宅副業の経費と家事按分｜費目別の分け方・按分基準と記録の残し方にまとめています。
クラウド請求書やサービスの発行通知
「請求書を発行しました」という通知メールだけが届き、明細そのものは管理画面で見る形式も増えています。この場合、通知メールを保存しても明細が残らないことがあります。
管理画面からPDFとして落とせるなら、ダウンロードして同じ規則で名前を付けます。PDFの書き出しがなく画面表示だけの場合は、画面を保存する機能で残すことになりますが、金額・日付・相手先が読み取れる状態かどうかを保存後に自分の目で確認してください。
紙で受け取った領収書・レシート
店舗でもらった紙のレシートや領収書は、ここまでの電子取引とは別の扱いになります。紙を電子化して残す場合には、別の条件がかかります。次の節で扱います。
紙の領収書をスマホで撮って残すときの条件
紙の書類をデータにして残すことは認められていますが、満たすべき条件があります。機器そのものは問われず、スキャナーでも複合機でも、スマートフォンやデジタルカメラでも構いません。ただし、読み取りの品質には基準があります。
国税庁の資料では、解像度は200dpi以上で読み取れること、そしてカラーで読み取れること（赤・緑・青それぞれ256階調以上）が求められています。最近のスマートフォンのカメラであれば解像度の面は問題になりにくいのですが、カラーで撮ることと、全体がはっきり写っていることは自分で気をつける必要があります。影で文字がつぶれている、斜めから撮って端が切れている、といった写真は後から読み取れません。
手持ちで撮ると、どうしても影と傾きが入ります。真上から固定して撮れる台を使うと、この2つが入りにくくなります。
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★4.56（レビュー237件）｜ユニコーンショップ 楽天市場店
もうひとつ、作業するまでの期間にも決まりがあります。資料では、受け取ってからおおむね7営業日以内に入力する方式と、業務の処理サイクルに合わせて最長2か月とおおむね7営業日以内に入力する方式が示されています。後者を選ぶ場合は、事務の流れについて自分のルールを定めておく必要があります。いずれにしても、年末にまとめて1年分を撮る、という運用は想定されていないと理解しておくのが安全です。
ここで誤解されやすいのが、「撮ればその場で紙を捨てられる」という点です。撮影して条件を満たせば紙を手放せる場面もありますが、それは上の要件が整っていることが前提です。迷う間は、撮ったうえで紙の原本も残しておくほうが安心です。月ごとに分けて立てておけるケースがあると、原本を探す手間が小さくなります。
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★4.58（レビュー142件）｜オフィスランド
13ポケットなら12か月分と予備で1つ。パソコンの中に作った月フォルダと、紙の仕切りが同じ単位で並ぶので、どちらを探すときも頭の切り替えがいりません。なお、紙の書類をまとめて効率よく取り込む機器から選びたい場合は、在宅で書類を電子化するスキャナーの選び方｜型・速度・解像度と法令要件で、型・速度・解像度の見方を確認してください。
控えをもう1か所に置く
保存は年単位で続く作業です。そのため、「パソコンが壊れた日に全部消える」という状態を避けておきたいところです。
現実的な形は、ふだんの保存先をクラウドの同期フォルダにしておき、年に1回か2回、手元の小さな記録媒体へ年フォルダごとコピーするという二重化です。クラウド側は日々の作業を支え、手元の1本は「サービスを解約した」「同期の設定を間違えた」といった事故への備えになります。
容量は数ギガバイトもあれば足ります。年に数回しか差さない用途なので、価格の安いものを1本持っておけば十分です。
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★4.68（レビュー156件）｜シリコンパワーダイレクト
1,980円で32ギガバイト、レビューは156件で平均は★4.68です（価格・評価は取得時点のもの）。PDFが中心の保存用途なら、容量を持て余すくらいの余裕があります。
同じ32ギガバイトで、形の違うものを選ぶ考え方もあります。
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★4.71（レビュー200件）｜サンワダイレクト楽天市場店
こちらは3,480円で、キャップのない差し込み式です。容量は上と同じなので、差は価格と形だけです。年に数回しか触らないものはキャップを失くしやすいので、容量ではなく「部品を失くさない形か」で選ぶという見方をしておくと、迷う時間が短くなります。大きな容量や速さを基準に選びたくなったら、それは保存用の控えではなく作業用のバックアップの話です。外付けSSDの選び方の目的別の整理が役に立ちます。
続けるための月1回10分
ここまでの仕組みは、作った日から勝手に回るわけではありません。月初に10分だけ、次の4つを見ます。
- 前月のフォルダを開く
- 件数をざっと数え、心当たりのある取引が抜けていないか見る
- 日付が8桁でない、取引先の呼び方が揺れている、といった名前の崩れを直す
- 年に1回か2回のタイミングなら、年フォルダを控えへコピーする
これだけです。やることを増やさないのが続けるコツで、月末にまとめようとすると、忙しい月に止まりがちです。
取引の件数が増えてきて、保存と帳簿づけを別々にやるのが負担になってきたら、帳簿づけの側にデータをまとめる方法もあります。確定申告の書類作成までを1つのサービスで済ませたい場合の選択肢として、こうしたサービスを検討する段階です。
＜個人事業主向け＞確定申告書等を自動作成で効率化！【マネーフォワード クラウド】
一方で、今やらなくていいこともはっきりさせておきます。すべてのファイルに通し番号を振ること、紙の書類をすべて取り込んでペーパーレスにすること、そして有料のシステムを先に契約すること。いずれも最初の一歩には重すぎます。置き場所と名前が決まっていない状態で道具を増やすと、置き場所がもう1か所増えるだけで終わります。
よくある質問
Q1. デスクトップに溜めたままの今年の分は、どうすればいいですか。
今日作った月フォルダに、日付を見て振り分けていくのが先です。全部を一度に片づけなくても、年フォルダと月フォルダという受け皿ができていれば、見つけたものから入れていけます。名前の付け替えは、振り分けと同時にやってしまうほうが二度手間になりません。
Q2. ファイル名の付け方を途中で変えてしまいました。やり直すべきでしょうか。
全部をさかのぼって直す必要はありません。大事なのは、日付・取引先・金額の3つで探せる状態かどうかです。古いものが探せる形になっているなら、これから保存する分を新しい規則に揃えていけば十分です。取引先の呼び方だけは揺れが残ると探し漏れにつながるので、気づいたときに直しておきます。
Q3. クレジットカードの利用明細も対象になりますか。
判断の軸は「何を、どういう形で受け取ったか」です。カード会社の明細をウェブ画面から取得しているのであれば電子で受け取ったデータですし、取引の相手から受け取った請求書や領収書は、それぞれ受け取った形に応じて扱います。個別の当てはめは、記事末尾の国税庁の資料か、所轄の税務署で確認してください。
Q4. まだ何も決めていません。今日最初にやることは何ですか。
フォルダを2階層作ることです。「証憑_2026」と、その中に今月の月フォルダをひとつ。これだけなら1分で終わります。次にダウンロードした領収書を、そこへ入れて名前を付け替える。この2つが済めば、仕組みの半分はもう動いています。
まとめ
1,980円 （税込・2026-10-14時点）
★4.68（レビュー156件）｜シリコンパワーダイレクト
やることは3つに畳めます。
- 置き場所は1か所。年フォルダの中に月フォルダ、それ以外には置かない
- 名前は3要素。
日付8桁_取引先_金額で、順番と呼び方を変えない - 受け取った週のうちに保存フォルダへ入れる。通販の領収書は買った月のうちに落とす
「消さない」の部分は、まずは国税庁が公開している規程のひな形を自分の事業に合わせて置くところから始められます。有料の道具は、取引量が増えてから考えて間に合います。
作業環境の全体を整えるなら、副業デスク環境の作り方｜狭い部屋でも「すぐ始められる」配置からも合わせてご覧ください。保存の仕組みは、机の上の動線が整っているほど続きます。
参照した公式情報
- 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁・令和8年7月）（PDF） — 電子取引データを電子のまま保存することや、索引簿・ファイル名による対応の例について（2026年10月15日に確認）
- 電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について（国税庁・令和6年11月）（PDF） — 「消さない・読める・探せる」に相当する3つのルールについて（2026年10月15日に確認）
- 参考資料（各種規程等のサンプル）（国税庁） — 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のひな形（Word）について（2026年10月15日に確認）
- 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅰ 通則（国税庁） — 紙の書類を読み取って保存する場合の解像度・階調について（2026年10月15日に確認）
- 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】（国税庁） — 入力期間（おおむね7営業日以内・業務処理サイクル方式）について（2026年10月15日に確認）
制度の要件は改正されることがあります。最新の取り扱いと、自分の事業への当てはめは、国税庁の公式資料か所轄の税務署でご確認ください。
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